Recruter est un processus complexe, il requiert l’intervention de nombreux acteurs et l’utilisation de plusieurs outils. Cette volonté d’attirer les meilleurs candidats peut engendrer un coût important pour l’entreprise. Il devient alors essentiel que les campagnes de recrutement fassent l’objet d’une gestion budgétaire. Pourquoi ? Parce que l’accumulation de ces coûts peut représenter d’importantes pertes. Sans oublier qu’une erreur de recrutement peut fortement pénaliser l’entreprise sur le plan social. Malgré tout, la budgétisation des recrutements reste parfois négligée par les RH.
D’ailleurs, certains recruteurs réussissent même à embaucher sans établir de budget spécifique.
Alors, est-ce réellement nécessaire ? Il semblerait que oui, car l’unique façon de garantir une campagne de recrutement réussie, qu’importe la taille de la structure, est l’établissement d’un budget adapté.
Un budget de recrutement, c’est quoi concrètement ?
Un recrutement représente des charges pour l’entreprise.
Son coût correspond à la somme des dépenses liées à l’embauche d’un collaborateur. Il englobe les montants déboursés par l’entreprise : de la définition des besoins de l’entreprise jusqu’à l’intégration du nouveau collaborateur.
En fonction du nombre de recrutements, ces charges concernent :
- Les coûts internes : les salaires des recruteurs et des acteurs opérationnels, la diffusion des offres d’emploi, le coût d’intégration du nouveau collaborateur, les coûts de structure, les processus administratifs (selon une étude, 63% des coûts liés au processus administratif des RH sont cachés) ;
- Les coûts externes : les prestataires de services, les cabinets de recrutement, les consultants en recrutement, les outils utilisés (logiciels de recrutement etc.)
Le budget de recrutement représente ainsi l’ensemble des charges liés au recrutement pour une année ou pour un nouvel exercice. Comme vous pouvez le voir, toutes les étapes du recrutement ne sont pas si simples à chiffrer !
Établir en amont un budget de recrutement fera donc partie des piliers indispensables de votre processus d’embauche.
Un budget pour mieux gérer ses dépenses
Si le recrutement représente une charge pour l’entreprise, il est important d’en limiter le coût. Ainsi, vous devez définir un budget 100% dédié au recrutement, qui se base sur les besoins et les ressources de votre entreprise;
La construction d’un budget revient à identifier et lister tous les postes de dépenses à venir. Vous pourrez alors anticiper et identifier les stratégies qui conviendront le mieux à chaque étape de votre processus.
Pour identifier vos besoins en recrutement, ainsi que vos stratégies budgétaires, vous pouvez vous référer aux résultats de l’année passée et en déduire les méthodes qui ont fonctionné, ainsi que les erreurs à ne pas refaire. Plus vous anticipez, moins vous jetez de l’argent par la fenêtre ! Pour les petites entreprises notamment, un imprévu au niveau des dépenses peut rapidement devenir problématique pour sa trésorerie. L’anticipation permet par ailleurs de définir la cohérence entre vos besoins en recrutements et votre budget.
Un budget pour réaliser de meilleurs choix stratégiques et optimiser les ressources
Selon les ressources à disposition de votre entreprise, vous devez faire des choix d’investissement tout en optimisant votre budget. Faire un choix stratégique c’est aussi décider pour chaque étape du recrutement d’investir dans les meilleurs outils pour réussir votre campagne d’embauche et de laisser de côté les outils qui ne vous permettent pas d’avancer correctement. De même, en fonction des moyens à votre disposition ainsi que de vos objectifs, un budget de recrutement vous permettra d’arbitrer entre recrutement interne ou externe. Certaines entreprises font par exemple le choix d’externaliser dans la mesure où cela leur est plus simple (manque de temps ou de ressources humaines).
Grâce à vos expériences passées, vous pourriez par exemple choisir de réduire certains coûts ou au contraire augmenter certaines dépenses dans un investissement à plus forte valeur ajoutée. Les logiciels de recrutement permettent d’obtenir des rendements surprenants grâce à leurs multiples fonctionnalités. Choisir d’investir dans un ATS vous permettra de laisser de côté les tâches chronophage à faible valeur ajoutée au profit de tâches plus importantes. En construisant un budget de recrutement, vous pouvez connaître concrètement votre retour sur investissement.
Un budget de recrutement pour éviter les pertes financières
Comme le coût de recrutement n’est pas directement lié à la productivité de l’entreprise, il est souvent négligé. En France, un coût moyen de recrutement est compris entre 5000 euros à 8000 euros. Sans grande surprise, un recrutement raté pénalise fortement l’entreprise sur le plan financier. Un mauvais recrutement coûte trois fois plus cher à l’entreprise et varie de 20 000 euros à plus de 200 000 euros. En effet, le salaire versé au salarié qui va devoir quitter l’entreprise ainsi que les coûts de son recrutement constitueront une perte pour la société. De plus, un nouveau recrutement devra être réalisé ce qui engendrera des frais additionnels non négligeables sans oublier les éventuels frais de contentieux juridiques et procédures de licenciement.
En effet, les études montrent que 37% des CDI sont rompus avant leur premier anniversaire. Autant dire qu’établir un budget de recrutement est une condition sine qua none à la pérennité de votre entreprise. Inversement, une omission de recrutement ou d’investissement a un coût d’opportunité pour la société. Cela signifie que réaliser une stratégie budgétaire pour ses recrutements ne veut pas non plus dire que vous devez absolument allouer le moins de budget possible au recrutement. Un investissement qui coûte cher peut être très bénéfique pour l’entreprise s’il est efficace et payant. À titre d’exemple, investir dans un outil de recrutement même si cela a un coût peut être très vite rentabilisé si cela vous permet de recruter les meilleurs talents.
Bâtir un budget de recrutement pour être un recruteur proactif
Établir un budget de recrutement vous force à anticiper vos besoins et vous oblige à comprendre l’environnement dans lequel l’entreprise évolue. Vous serez ainsi préparé face aux imprévus et aux situations d’urgence. Anticiper ses recrutements à venir peut sembler évident. Pourtant, ce n’est pas toujours le cas et certaines entreprises peuvent se trouver dans l’obligation de recruter dans l’urgence. Le nombre de recrutements à venir fait en effet partie des paramètres qui influencent le budget de recrutement. Plus il sera élevé, plus le budget sera important.
Un budget de recrutement vous permet donc d’être proactif et de pouvoir choisir les bonnes stratégies. Anticiper, c’est aussi allouer une somme aux imprévus. Pour les petites entreprises notamment, un recrutement peut représenter une somme énorme et un recrutement imprévu pourrait chambouler sa trésorerie. De plus, embaucher dans l’urgence ne vous permettra pas d’avoir in fine les meilleurs candidats.
Établir un budget de recrutement pour améliorer la fonction recrutement de son entreprise
Construire un budget de recrutement vous amène à réaliser un bilan de vos recrutements passés mais aussi d’avoir une vision globale de votre politique d’embauche.
Cela vous permet d’analyser vos stratégies passées. Le bilan de vos succès mais aussi de vos échecs permet d’améliorer votre politique de recrutement et par la suite de gagner en efficacité.
En d’autres termes…
Recruter un nouveau collaborateur nécessite un coût important pour l’entreprise. Bâtir un budget de recrutement en amont est donc une étape indispensable pour permettre à votre entreprise de gérer de façon optimale sa trésorerie. En ayant une feuille de route efficace dans les choix de vos investissements, vous auriez plus de chances d’attirer les meilleurs candidats et de faire de votre recrutement un succès. Toutefois, une entreprise n’est jamais à l’abri d’un imprévu ! N’oubliez donc pas de réajuster votre budget de recrutement tout au long de l’année.